“Perché dover formattare un testo se c’è già qualcuno incaricato di impaginarlo? Questo è il suo lavoro, non il mio. Io l’ho scritto e corretto, ora tocca al grafico…”

Sbagliato!

Qui si definisce il confine per la percentuale di errori che verranno commessi dalla consegna del word per l’impaginazione in poi.

Sì, a ognuno il suo lavoro, ma bisogna predisporlo bene questo lavoro! Il word deve dare, oltre ai contenuti, anche delle coordinate visive all’impaginatore, il quale non si concentrerà sulla lettura dei contenuti perché il suo lavoro è un altro ed è completamente diverso, quindi il redattore deve fornire un file il più possibile corretto, omologato alle norme redazionali e ben strutturato.

Che cosa significa?

Semplicemente che il word fornito al grafico dovrà essere un pre-impaginato, ovvero dovrà riportare font, corpi, rientri, spazi prima e dopo (quando servono), che formattano testo, titoli, didascalie e note esattamente come dovrà essere nell’impaginazione.

Quindi, ecco di seguito alcuni punti essenziali per impostare al meglio un file word per l’impaginazione.

 

Impostare fin da word le pagine preliminari

Può sembrare eccessivamente cavilloso per un redattore doversi “preoccupare” della messa a punto delle pagine preliminari, ma è essenziale impostarle fin dall’inizio, prima di inviare il word al grafico, il quale può non essere a conoscenza delle informazioni legali corrette sui copyright o sui dati precisi del frontespizio (titolo ed eventuale sottotitolo aggiornati). Dunque, quando viene inviato il word per l’impaginazione, il file di testo deve contenere già le pagine preliminari corrette e aggiornate.

 

Segnalare in rosso le informazioni temporaneamente mancanti

Spesso accade che nonostante vi siano alcune parti di testo da verificare o da approvare, si proceda ugualmente all’impaginazione. Quindi, per facilitare la revisione dell’impaginato al fine di ritrovare le parti da riformulare, è molto utile convertire il testo interessato in rosso, ma bisogna evitare di usare l’evidenziatore perché al momento dell’importazione non viene riportato su InDesign, quindi in fase di impaginazione ci si può dimenticare di quelle parti che sono da completare.

 

Curare l’indice

L’indice è una delle prime sezioni che consultiamo quando sfogliamo un libro, quindi è importantissimo curarlo nei minimi dettagli. Nel caso si tratti, ad esempio, di un saggio scientifico, il redattore dovrà strutturarlo con la giusta formattazione, in funzione della gerarchizzazione di capitoli e sottocapitoli. Da un punto di vista tecnico, deve limitarsi a fare un semplice elenco di titoli, senza compilarlo con i numeri di pagina o aggiungendo i puntini, perché importando il testo in un programma di impaginazione, i numeri di pagina che c’erano nel word non corrisponderanno più in InDesign, in quanto il formato sarà diverso, come margini e spaziature, dunque l’indice dovrà essere compilato soltanto sull’impaginato una volta terminato.

 

Interlinea

Su word è necessario impostarla sempre a 1,0. In molti casi, vengono creati dei file word particolarmente lunghi ma ciò non deriva dalla quantità di testo, quanto da un’interlinea decisamente troppo ampia. Stabilito che una volta importato il testo in InDesign, la formattazione dovrà essere completamente rivista, è sicuramente consigliabile impostare un’interlinea poco ampia per interagire con il testo in maniera scorrevole, anche in fase di lettura e correzione del file.

 

Spazi prima e dopo

Lo stesso discorso dell’interlinea vale per gli spazi prima e dopo, per questo è necessario disattivarli (se è previsto uno spazio dopo un paragrafo, darlo con l’invio). Per toglierli su word, si deve selezionare tutto il testo, aprire il menù Paragrafo e impostare a 0 entrambe le spaziature prima e dopo. In questo modo gli spazi saranno stati eliminati in maniera omogenea su tutto il testo.

 

Rientri di prima riga

I rientri di prima riga si devono impostare da word attraverso il righello o dal menù Paragrafo, non usando la barra spaziatrice.

 

Usare l’interruzione di pagina

È una funzione molto importante utilizzata per separare un capitolo dall’altro; rappresenta una guida per il grafico per la gestione delle parti di testo. L’interruzione di pagina si inserisce dal menù Inserisci>Interruzione di pagina (non il tasto Invio).

 

Note

È fondamentale non inserirle manualmente ma eseguire l’operazione automatica con la funzione di word (Riferimenti>Inserisci nota a piè di pagina).

 

Immagini

Vanno fornite a parte, non solo nel word. Per quanto riguarda l’impostazione grafica per fornire una guida all’impaginatore:

se le immagini sono dentro il testo: nel caso in cui ci sia bisogno di rispettare la posizione scelta dall’autore per la collocazione delle immagini, è bene inserire queste ultime all’interno del word, laddove sono previste; altrimenti, se sono tante e non si vuole appesantire il file, si può lasciare con 2 spazi prima e dopo una didascalia (meglio se in rosso) dove si segnala la presenza dell’immagine (ad es: Fig. 1 – Le Ninfee, Monet)

se le immagini sono fuori dal testo: includere all’interno del file word la sezione tavole con tutte le didascalie senza necessariamente inserire le immagine, a meno che anche in quel caso non vi siano precise disposizioni sulla collocazione delle figure (ad esempio la fig. 1 a tutta pagina, le figure 2, 3 e 4 insieme in una pagina, ecc…)

 

Seguire (e far seguire) questo semplice iter vi risparmierà tanto lavoro in fase di impaginazione, anche perché finché si lavora con word tutti possono collaborare, ma quando si inizia a impaginare, si attraversa da soli la selva oscura!