Archiviare scrupolosamente il materiale prima di impaginare è la base per una produzione grafica senza tragici risvolti e purtroppo è anche un aspetto che molti redattori sottovalutano.

La regola è semplice.

Archiviare bene è il principio di un buon lavoro.

Archiviare male è il principio della fine.

Si tende a tralasciare spesso questo fondamentale passaggio di mezzo perché si da’ per scontato che impaginare sia un lavoro meccanico e che basta fornire tutto il materiale nella sua completezza perché tanto c’è chi lo “sistema graficamente”.

Non è così.

I file devono essere archiviati correttamente innanzitutto da chi ha curato i contenuti, cosicché chi impagina possa gestire agilmente l’archivio senza commettere errori o senza farsi prendere da dubbi esistenziali su cosa va dove.

Alla base dell’impaginazione vi è un preciso ordine mentale e pratico dei contenuti, oltre che una capacità logistica di archiviazione.

I criteri con i quali archiviamo il materiale che ci viene inviato ci serviranno per gestire dalle più brevi alle più articolate pubblicazioni, per le quali servirà tutto lo scrupolo possibile, in quanto dovremo manipolare diverse tipologie di elementi, dai testi, alle illustrazioni, ai grafici e così via…

Occorrerà, dunque, creare dei contenitori che separino le diverse sezioni per poter avere una navigazione più agile.

Di seguito, uno schema riassuntivo di come dovrebbe essere un “archivio tipo”:

Nominare la cartella principale con il titolo della pubblicazione, ad esempio “La storia dell’arte”.

Al suo interno creare 3 cartelle:

• Cartella INFO: sarà dedicata a tutti i file di testo e delle immagini. In caso di molti testi e immagini sarà consigliabile creare 2 sottocartelle, una di TESTI e l’altra di IMMAGINI, in caso contrario, inserire testi e immagini insieme nella cartella INFO.
• Cartella INTERNO: sarà dedicata all’impaginazione dei contenuti interni, quindi ai file InDesign e ai pdf che creeremo. Molto importante è NON impaginare sempre sullo stesso file, ma fare sempre un duplicato perché per un qualsiasi inconveniente potrebbe danneggiarsi il file e noi potremmo perdere tutto il lavoro. Dunque, sarà bene creare una cartella di file precedentemente utilizzati (nominata qui come VECCHI), affiancando al nome anche la data di realizzazione (ad es. “La storia dell’arte – 2 Aprile”, “La storia dell’arte – 3 Aprile”, ecc.) per poter salvaguardare il nostro lavoro e recuperare la versione più recente nel caso perdessimo quella su cui stiamo lavorando.
• Cartella COPERTINA: sarà dedicata all’impaginazione della copertina e dovrà contenere i word dei testi (quarta di copertina e bandelle), il file InDesign (anche qui la cartella VECCHI), il pdf e una sottocartella IMMAGINI con le figure o i montaggi iconografici per le varie prove (consigliabile è conservare le prove proposte al committente perché anche all’ultimo momento si potrebbe ritornare alle soluzioni grafiche iniziali).

Questo è uno dei modi in cui si può archiviare. Separare tutte le sezioni è un modo per ritrovare facilmente i file e per avere sotto controllo la produzione grafica.

Archiviare bene non è uno scrupolo inutile. Rende agevole e autonomo il vostro lavoro e anche quello degli altri se si lavora in team.

Provare per credere!

©Denise Sarrecchia